Immer mehr Firmenleitungen schließen sich einem
wertschätzenden Führungsstil an, der auch die Umsicht für und
Rücksicht auf die Beschäftigten außerhalb ihrer Arbeitszeit
einschließt. Das ist sowohl wünschenswert und klug als auch löblich.
Ein vorbildhaftes Vorgehen zeigte unter anderem das
Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Dort gibt es seit einiger
Zeit eine Verpflichtung, Mitarbeitende nur noch in Ausnahmefällen in
ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören. Darauf haben sich
Personalrat und Leitung des Ressorts geeinigt. Zugleich soll niemand
benachteiligt werden, wenn außerhalb der Arbeitszeit das Handy
abgeschaltet ist oder Nachrichten nicht abgerufen werden. In dem
Kodex heißt es demnach: "Niemand, der über einen mobilen Zugang und
ein Handy verfügt, ist außerhalb der individuellen Arbeitszeit
verpflichtet, diese zu nutzen. Eine Selbstausbeutung der
Beschäftigten soll vermieden werden." Anrufe oder E-Mails an
Teammitglieder im Urlaub finden grundsätzlich nicht statt.
Diese Übereinkunft entstand bei der Suche nach Stressfaktoren.
Dass zu solchen auch ein fehlender wertschätzender Umgang am
Arbeitsplatz zählt, ist unbestritten. Zusätzlich wird in unserer
medialen Welt ein Großteil der Überbelastung neben anderem durch die
ständige Erreichbarkeit produziert. Deshalb ist es ein Gebot sowohl
der Rücksichtnahme als auch der Gesundheitsvorsorge, dem
entgegenzuwirken. Gleichzeitig gilt es, Abwesenheits-Zeiten auf
hilfreiche und zugleich höfliche Art bekanntzugeben. Auch das wirkt
sich Stress mindernd aus - zum Beispiel mit einem entsprechenden
Hinweis für die Empfangsperson einer E-Mail. Dazu einige Tipps:
Abwesenheitsnotizen bei geschäftlichen E-Mails
Viele standardmäßig eingerichtete Abwesenheitsnotizen bestehen aus
einem Satz ohne Anrede und Grüße. Diese zu aktivieren ist zwar
besser, als gar keine Nachricht herauszugeben, und somit die
Empfangsperson im Unklaren zu lassen, wann sie mit einer Antwort
rechnen kann. Weitaus verbindlicher ist allerdings ein Text, der von
einer Anrede und einem Gruß umrahmt wird. Im Firmenbereich gehört
außerdem die Angabe dazu, wer während der Abwesenheit als Vertretung
zu erreichen ist. Am höflichsten ist es, die entsprechenden
Kontaktdaten direkt bekanntzugeben. Wenn eine Nachricht nicht
weitergeleitet wird, ist es zuvorkommend, darauf hinzuweisen.
Textbeispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
für Ihre Nachricht vielen Dank. Bis zum XX. August 2016 habe ich
keinen Zugriff auf meine E-Mails. Bitte beachten Sie, dass die
Nachricht nicht weitergeleitet wird. In dringenden Fällen erreichen
Sie meinen Stellvertreter, Herrn Alexander ABC, unter
A-ABC@hoeflichkeit.de oder telefonisch unter 0123 456789.
Es grüßt sie freundlich
(Name/Signatur)
Bei längerer Abwesenheit kann es hilfreich sein, direkt bekannt zu
gegeben, dass alle in dem angegebenen Zeitraum eingegangenen E-Mails
automatisch gelöscht werden. Eine solche Vorgehensweise erspart unter
Umständen tagelange Arbeit des Sichtens von hunderten eingegangener
E-Mails. Es ist im Sinne guter Kundschaftspflege dann unerlässlich,
eine Vertretung anzugeben. Textvorschlag:
Sehr geehrte E-Mail-Schreiberin,
sehr geehrter E-Mail-Schreiber,
danke sehr für Ihre Mitteilung. Bis zum XX. August habe ich keinen
Zugriff auf meine E-Mails. Bitte, wenden Sie sich in dringenden
Fällen an meine Vertreterin, Frau Maria Tüchtig, E-Mail:
maria@tüchtig.de oder telefonisch unter 0123 45678.
Sollte Ihr Anliegen nach dem XX. August 2016 noch unerledigt und
für Sie weiter aktuell sein, senden Sie mir Ihre E-Mail, bitte,
erneut zu. Bis dahin werden alle eingehenden E-Mails automatisch
gelöscht.
Es grüßt Sie für heute freundlich
(Name/Signatur)
Pressekontakt:
Inge Wolff, Vorsitzende Arbeitskreis Umgangsformen International
Telefon 49(0)175 7441118, inge.wolff.umgangsformen@t-online.de
Christian Götsch, Pressereferent Swinging World e.V.,
Der Unternehmerverband der Tanzschulen
49(0)40/500582-15, christian.goetsch@tanzen.de
