Immer mehr Arztpraxen profitieren davon, dass ihnen ein Telefonservice nicht nur viele Anrufe während der Sprechzeiten abnimmt, sondern auch die oftmals zeitraubende Terminvereinbarung mit den Patienten. Damit im Rahmen dieser Terminvereinbarung auch kurzfristig Termine zugefügt, verschoben oder gelöscht werden können, werden die Kalender in der Praxis und im externen Telefonservice online miteinander abgeglichen.
"Dafür müssen technische Voraussetzungen geschaffen und wichtige rechtliche Vorgaben zum Datenschutz eingehalten werden", erläutert Wilfried Thünker von Businesstelefon.de. Der via Internet buchbare Anbieter - ein Online-Produkt des ältesten deutschlandweit aktiven Telefonservice DER THÜNKER in Bonn - übernimmt bereits seit rund drei Jahren für Arztpraxen nicht nur die Anrufannahme während der Sprechstunde und im Urlaub, sondern vereinbart und verwaltet auch alle Termine mit den Patienten.
Im Jahr 2009 hat Businesstelefon.de für Arztpraxen - aber auch für Unternehmen und Verbände aus Wirtschaft und Gesellschaft - so viele telefonische Urlaubs¬vertretungen wahrgenommen wie nie zuvor. Immer mehr Firmen, Kanzleien und vor allem Arzt- und Zahnarztpraxen aus ganz Deutschland haben während der Betriebsferien, statt den Anrufbeantworter einzuschalten, ihren Anschluss an den Telefonservice weitergeleitet. Dadurch konnten allein während der letzten Sommerferien rund 2.500 Anrufe, darunter auch dringende Notfälle, angenommen und den Anrufern - Mandanten, Kunden und Patienten - direkt geholfen werden.
Medizinische Fachauskünfte geben die Telefonsekretärinnen dabei nicht. Sie können aber in dringenden Fällen die Patienten an vorab bestimmte Vertretungen, Fachärzte oder andere Mediziner vermitteln oder auch - wenn das so abgesprochen wurde - das Gespräch an den Urlaubsort des jeweiligen Arztes oder auf sein Handy weiterleiten. Viele Ärzte weisen in ihren Referenzen für Businesstelefon.de darauf hin, dass diese Erreichbarkeit und Betreuung auch während der Urlaubszeit die Patienten stärker an eine Arztpraxis bindet. "Ein Umstand, der für einen Arzt und seine Praxis einen wichtigen Wirtschaftsfaktor darstellt", schreibt beispielsweise eine Frauenärztin in ihrem Erfahrungsbericht für eine Fachzeitschrift.
Mit Blick auf den Datenschutz warnt Wilfried Thünker vor Billiganbietern, die verstärkt in den Telefonservice-Markt drängen, aber oftmals nicht über die nötige technische Ausstattung für die Sicherung und Übermittlung vertraulicher Daten verfügen. "Jeder Arzt, der einen externen Anbieter mit Telefonservice oder Terminvereinbarung beauftragt, sollte sich vorab nach dessen Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit erkundigen."
Ergänzend zu dem angebotenen Service will Wilfried Thünker Ärzte und Praxen dazu bewegen, ihre Patienten selbst einen Termin in einem Online-Kalender auf der Internetseite der Praxis aussuchen zu lassen. "Das würde die Arzthelferinnen und Sprechstundenhilfen wirklich entlasten, denn für die langwierigen Terminverhandlungen am Telefon sind sie ja gar nicht ausgebildet." Für die Patienten hat das Online-Terminsystem den großen Vorteil, dass sie sich rund um die Uhr online aus dem Kalender der Arztpraxis einen Termin aussuchen können, der ihnen persönlich am besten passt. Auf Wunsch erhalten Sie über den Telefonservice auch eine Terminbestätigung oder eine Erinnerung per Email oder SMS.
