Sourcing as a Service (SaaS) - Lassen Sie schon Ausschreiben oder schreiben Sie noch selber aus?
Regelmässige Ausschreibungen (RFQ) von zugekauften Gütern und Leistungen stellen die Wettbewerbsfähigkeit der Lieferantenbasis sicher. Bei mehr als 50% der Kostenbasis sind RFQs ein Garant für die Wettbewerbsfähigkeit des gesamten Unternehmens.
Allerdings fallen grundlegend angelegte Ausschreibungen oftmals dem operativen Tagesgeschäft zum Opfer, weil nicht ausreichend Zeit oder das notwendige Know How vorhanden ist.
Was sind die wesentlichen Fragestellungen und wann ist die Nutzung von Sourcing as a Service sinnvoll? Die Phasen im Überblick:
1.Marktanalyse
Damit fängt die Arbeit an. Je nach Warengruppe ist eine breite Marktrecherche entscheidend für den späteren Erfolg einer Ausschreibung. Diese nimmt unter Umständen mehrere Tage in Anspruch - oft fehlt im Tagesgeschäft die Zeit.
Für eine (Vor-)Qualifizierung der Lieferanten wird ein sogenannter RFI (Request for Information)-Prozess der Ausschreibung vorgeschaltet. So lässt sich eine Vorauswahl treffen, mit welchen qualifizierten Lieferanten ein Ausschreibungsprozess lohnt.
2.Ausschreibungsdesign
Wie gestalte ich den RFQ? Welche Information von den potenziellen Lieferanten sind wichtig, um ausreichend Transparenz zu erzielen und die erforderlichen Verhandlungsansätze zu sammeln? Je nach Warengruppe bieten sich unterschiedliche Konzepte an. Die Ausschreibung von Zerspanungsteilen hat andere Anforderungen als z.B. die Ausschreibung einer Software oder Zeitarbeit. Die Nachhaltigkeit der Ergebnisse wird massgeblich durch das Design beeinflusst. Auf Basis der relevanten Parameter werden mehrjährige Verträge geschlossen und die Häufigkeit von Ausschreibungen reduziert.
3.Ausschreibungsdurchführung
Die Durchführung der eigentlichen Ausschreibung wird ideal durch eine e-Procurement Software unterstützt. Dies fördert einen professionellen Aussenauftritt des Einkaufs und erhöht die Effizienz des gesamten Prozesses. Umfangreiche Dokumente, wie Spezifikationen und Zeichnungen, werden den Lieferanten als Download zur Verfügung gestellt. Die Anerkennung einer Geheimhaltungsvereinbarung wird ohne Papier und E-Mail abgewickelt. Später lassen sich Angebotsübersichten und Einsparungsberechnungen schnell und übersichtlich erzeugen.
4.Auswertung und Verhandlungsvorbereitung
Auf Basis der Angebote wird eine Shortlist von Lieferanten erstellt mit denen die detaillierte Diskussion der Angebote und Verhandlungen gestartet werden. Die Informationen werden aufbereitet, die spezifischen Verhandlungshebel identifiziert und die Zielsetzung fixiert.
5.Verhandlung, Vertragsabschluss und Umsetzung
Nach Abschluss der (kommerziellen) Verhandlungen werden die Eckpunkte für den Vertrag festgelegt, auf dessen Basis die Zusammenarbeit erfolgt. Je nach Warengruppe sind technische Freigabeprozesse oder Auditierungen von Lieferanten angesagt.
Was sind die Möglichkeiten einer Unterstützung durch convivax? Wir unterstützen Sie gesamthaft oder in den einzelnen Phasen der Ausschreibung. Mit Sourcing as a Service werden alle Phasen unterstützt:
1.Marktanalyse
-Erstellung einer Lieferantenliste nach von Ihnen definierten Kriterien - für viele Warengruppen verfügen wir über umfangreiche Lieferantenkontakte
-(Vor-) Qualifizierung der potenziellen Lieferanten durch einen RFI
2.Ausschreibungsdesign
-Festlegung des "Warenkorbes" (nur für bestimmte Warengruppen, wie z.B. Zerspanungsteile oder Büromaterial sinnvoll)
-Erstellung der Ausschreibung mit Geheimhaltungsvereinbarung, Konzeption und Preismatrix
3.Ausschreibungsdurchführung
-Durchführung des RFQ über unsere e-Procurement-Plattform
-Aktive Betreuung der Lieferanten und Beantwortung von Fragen
4.Auswertung und Verhandlungsvorbereitung
-Auswertung der eingegangenen Angebote und Erstellung eines Angebotsspiegels
-Vorschlag einer Shortlist
-Identifizierung der Verhandlungshebel und Briefing des Verhandlungsteams
5.Verhandlung, Vertragsabschluss und Umsetzung
-Durchführung oder Begleitung der Verhandlungen
-Erstellung eines Vergabevorschlages
-Auditierung der Lieferanten (vor Ort)
Als Ergebnis werden durch einen optimal gemanagten Ausschreibungsprozess Kostenverbesserungen im zweistelligen Prozentbereich erzielt. Durch die gezielte externe Unterstützung beim RFQ wird Ihr Einkauf nicht nur entlastet, sondern die Resultate schneller und mit höheren Einsparungen erreicht.
