Das Praxis-Missmanagement
In Arztpraxen wird viel und lange gearbeitet, doch das Ergebnis ist für alle Beteiligten – Ärzte, Personal, Patienten und Kooperationspartner – oft mehr als unbefriedigend. Der Grund: ein unzureichend konzipiertes und / oder umgesetztes Praxismanagement. In deutschen Praxisbetrieben werden nur etwas mehr als die Hälfte der Regelungen, Instrumente und Verhaltensweisen eingesetzt, die einen reibungslos funktionierenden Praxisbetrieb gewährleisten. Betrachtet man die Defizite näher, erschließt sich sofort, welche negativen Auswirkungen sich hieraus für die Anwendungs-Möglichkeiten und den Nutzen digitaler Lösungen ergeben.
Ein Überblick
Hierzu eine Auswahl der häufigsten Problemfelder:
– unnötige Laufwege führen zu Zeitverlusten,
– fehlende Definitionen von Zuständigkeiten münden in Doppelarbeiten,
– durch eine zu geringe interne Abstimmung werden notwendige Aktivitäten vergessen und bleiben unerledigt,
– aufgrund inadäquater ablauforganisatorischer Strukturen übersteigt der Patientendurchsatz die Betreuungsmöglichkeiten, die Folgen sind überlange Wartezeiten, Arbeitsdruck und Flüchtigkeitsfehler,
– erschwerend kommt die oft fehlende Harmonisierung des ärztlichen Zeitmanagements mit der Praxisorganisation hinzu,
– unpräzise Arbeitsanweisungen und Absprachen münden in eine unzureichende Aufgabenerledigung,
– kaum ausgebildete Führungssysteme fördern die interne Konfliktintensität und lähmen die Arbeitsprozesse,
– eine zu geringe Personaldecke erzeugt permanenten Arbeitsdruck,
– selbst erkannte Defizite können aufgrund eines nicht institutionalisierten internen Informationsaustausches nicht beseitigt werden,
– der Mangel an rhetorischen Fähigkeiten verlängert viele Patientengespräche unnötig.
Die Digitalisierung wird durch Missmanagement gebremst
Deshalb ist es auch nicht erstaunlich, dass Praxisteams sich mit der Digitalisierung nur wenig beschäftigen möchten und es vor allem auch nicht können, denn sie müssen sich um ganz andere Aufgaben kümmern. Und selbst in denjenigen Betrieben, die sich digital engagieren, können die eingesetzten Instrumente und Lösungen ihren Nutzen gar nicht entfalten, vielmehr tragen sie sogar zu einer Verschärfung der Situation bei: so musste ein Allgemeinmediziner das Angebot seiner Online-Videosprechstunde wieder einstellen, da es dem Team nicht möglich war, analoge und virtuelle Patientenkontakte kapazitätsgerecht zu koordinieren.
30 Minuten würden reichen
Das zentrale Problem ist vor allem eine deutlich zu gering ausgeprägte Analyse-Tätigkeit in Arztpraxen. Würden Praxisteams sich mehr mit ihrem Handeln auseinandersetzen und systematisch auf eine Optimierung ihrer Arbeit hinarbeiten, ließen sich die meisten Fehlerquellen relativ einfach in Eigenregie beseitigen. Der Aufwand hierfür ist minimal: gerade einmal 30 Minuten ärztlicher Arbeitszeit werden benötigt – ergänzt um 20 Minuten Arbeitseinsatz jeder MFA sowie um die Durchführung einer Patientenbefragung -, um eine professionelle Analyse durchzuführen. Im Durchschnitt erbringt eine solche Untersuchung knapp vierzig konkrete Ansätze für Veränderungen, die einen Praxisbetrieb in die Effizienz-Zone bringen und die Voraussetzung für die Nutzung von Digital-Konzepten und ihren Vorteilen schaffen.
