Ohne die passende IT-Infrastruktur lassen sich die technisch-organisatorischen und rechtlichen Anforderungen der Datenschutznovelle heute sehr schwer umsetzen. CRM unterstützt gerade mittelständische Unternehmen dabei, auf Nummer sicher zu gehen.
CAS genesisWorld erleichtert Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Die CRM-Lösung CAS genesisWorld bietet für den Mittelstand die technische Basis, um Ihnen die Einhaltung rechtlicher Anforderungen zu erleichtern, und unterstützt Sie bei weiteren ebenfalls notwendigen organisatorischen Maßnahmen. So müssen beispielsweise personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gelöscht werden. Durch die Nutzung von Zugriffsrechten, Filtern, Ansichten, Cockpits sowie dem Benachrichtigungs- und Aktionsdienst von CAS genesisWorld lassen sich die gespeicherten Adressen systematisch gesetzeskonform pflegen.
Berichtsfunktion erleichtert Auskunftspflicht
Nach der Datenschutznovelle, die seit dem 1. September 2009 in Kraft ist, hat eine Person das Recht, Auskunft zu verlangen über alle über sie gespeicherten Daten. Mit Hilfe der Berichtsfunktionen erstellen Sie in CAS genesisWorld schnell und einfach Übersichten zu gespeicherten Kundendaten. Durch das Adress- und Verteilermanagement ist jederzeit einsehbar, in welchen Verteilern, Kampagnen, Newsletter etc. eine Adresse enthalten ist. Die notwendigen Einwilligungen zu den einzelnen Aktionen nach dem Opt-In-Prinzip werden mit der jeweiligen Adresse oder dem entsprechenden Adress-Verteiler verknüpft. Die betroffene Person hat weiterhin das Recht, die Berichtigung, Löschung und/oder Sperrung ihrer Adressdaten zu verlangen. Auch kann sie deren weitere Nutzung zu Werbezwecken untersagen. Das Journal in CAS genesisWorld stellt sicher, dass alle Änderungen (z. B. Berichtigungen) am Adressdatensatz lückenlos mit Zeitstempel protokolliert werden. Auch lässt sich bei der Kontaktaufnahme mit Hilfe smarter Automatismen – basierend auf den Feldern "Erlaubte" oder "Bevorzugte Kontaktart" – komfortabel sicher stellen, dass Kunden nur auf gewünschte Art und Weise kontaktiert werden.
Zugriffskontrolle durch klare Rechtestrukturen
Mit Kennwörtern und Richtlinien erreichen Unternehmen eine wirkungsvolle Zugriffskontrolle zum datenverarbeitenden System. Mit CAS genesisWorld schaffen Sie klare Rechtestrukturen. Durch das ausgereifte Rechtekonzept (Benutzergruppen, individuelle Rechte auf Datensatz-Typ und Feldebene, Rechteabstufung von ‚lesen" bis ‚vollständige Rechte") stellt CAS genesisWorld wichtige Funktionen bereit.
Pflichtfelder stellen sichern, dass alle wichtigen Felder ausgefüllt sind
Dasjenige Unternehmen, welches eine neue Kundenadresse erfasst, muss nach neuer Rechtslage im Adressdatensatz ersichtlich sein. Außerdem ist die Weitergabe von Adressdaten zu Werbezwecken zwei Jahre zu protokollieren, um den Betroffenen gegebenenfalls Auskunft geben zu können. Mit der Definition von Pflichtfeldern in CAS genesisWorld wird sichergestellt, dass bei der Erfassung von Adressdaten alle wichtigen Felder (Erstkontakt am, Erstkontakt durch, Zweck der Erhebung, Interesse usw.) ausgefüllt sind. Benutzerdefinierte Felder werden genutzt, um festzuhalten, wann welche Daten an wen weitergegeben wurden.
Herausforderung und Chance
Durch die Verteilung von Zugriffs- und Exportberechtigungen, die Protokollierung von Datenverarbeitungen und Kommunikationsprozessen durch das CRM-System CAS genesisWorld schützen Sie Ihr Unternehmen nicht nur vor Datenmissbrauch, sondern gewährleisten zugleich den Ausbau eines individuellen, professionell organisierten Kundenservice. "Eine korrekte und vom Kunden letztlich gewünschte Kommunikation ist ein Erfolgsfaktor für gute Kundenbindung und zufriedene Kunden. CRM-Lösungen wie CAS genesisWorld unterstützen sowohl die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen als auch das Streben nach profitablen Kundenbeziehungen", so CAS-Vorsitzender Martin Hubschneider abschließend.
