Am Empfang warten mehrere Patienten auf die Aufnahme ihrer Anliegen. Das Wartezimmer ist bereits voll. Ein Patient möchte sein Rezept abholen und der Pharmareferent hätte schon vor 15 Minuten einen Termin gehabt. So oder so ähnlich sieht der ganz normale Alltag in einer durchschnittlichen Arztpraxis aus.
Wenn in solchen Momenten das Telefon klingelt, kommen die Praxismitarbeiter regelmäßig ins Schwitzen. Damit die Gesprächsannahme dann nicht zu Lasten der wartenden Patienten geht, springt auf Wunsch das Telefon-Sekretariat ein. Ankommende Anrufe werden bei Bedarf zu Praxistel umgeleitet, wo die Mitarbeiterinnen die Anrufer persönlich empfangen und jedes Anliegen notieren. Gesprächsnotizen werden verfasst, wichtige Anrufer weitervermittelt und die Praxismitarbeiter auf Wunsch auch per eMail oder SMS auf dem Laufenden gehalten.
Wird ein Termin gewünscht, vergibt Praxistel gemäß den Vorgaben der jeweiligen Praxis ein entsprechendes Zeitfenster. Zu jedem Telefonat werden der Name des Anrufers und die Rückrufnummer notiert, so dass jederzeit zurückgerufen werden kann, sobald in der Praxis wieder Ruhe einkehrt. Keine Anfrage geht mehr verloren und keine Mailbox verschreckt neue Patienten beim Erstkontakt.
„Viele Arzthelferinnen, sind erleichtert, wenn wir Ihnen in stressigen Zeiten den Rücken freihalten“ stellt Geschäftsführerin Martina Kirsten fest. „Die Praxismitarbeiter können sich ganz auf ihre Patienten vor Ort konzentrieren und sich später ihren Anrufern widmen – ohne dass jemand zu kurz kommt.“ Der Service käme nicht zuletzt den Patienten selbst zugute. „Wer schon beim ersten Anruf freundlich am Telefon empfangen und später zurückgerufen wird, der fühlt sich gut aufgehoben. Patienten, die so zuvorkommend behandelt werden, spüren, dass Sie erwünscht sind und bleiben ihrer Praxis treu.“
Nach der Anmeldung unter http://praxistel.de genügt die Umleitung des Telefonanschlusses, und die Patientenanrufe werden gemäß den individuellen Vorgaben des Kunden entgegengenommen. Für einen günstigen Einstieg sorgt die kostenfreie Start-Card mit einem Guthaben in Höhe von 50 Euro.
