Zwischen Kostenminimierung und Qualitätssteigerung
Das Krankenhäuser einem stetig größer werdenden Kosten- und Konkurrenzdruck ausgesetzt sind, ist nichts Neues. Die Verweildauern werden zunehmend kürzer und die Kosten müssen gesenkt werden – gleichzeitig darf jedoch die Qualität der Gesundheitsversorgung nicht darunter leiden. Im Gegenteil: hohe Dienstleistungsqualität, effizientere Arbeitsweisen und mehr Servicequalität für die Patienten und Mitarbeiter sind gefordert. Gar von hotelähnlichen Charakterzügen ist im Zusammenhang mit der Patientenversorgung immer häufiger die Rede.
Anstelle von Möglichkeiten zur Kostensenkung werden die Krankenhäuser mit dem bevorstehenden Wegfall des Zivildienstes jedoch vor weitere Herausforderungen gestellt. Denn die Arbeitsleistung der Zivildienstleistenden muss kompensiert werden – und das möglichst ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Am Beispiel eines Krankenhauses, das bisher 20 Zivildienstleistende beschäftigt, wird deutlich, dass sich diese Aufgabe schwierig gestaltet. Denn selbst wenn es möglich ist, die Arbeitsleistung der Zivildienstleistenden schon durch zehn neue Festangestellte zu kompensieren, entstehen dem Krankenhaus Mehrkosten von etwa 130.000 € jährlich. Mehr denn je sind also Möglichkeiten gesucht, die Kosten zu senken ohne dabei die Versorgungsqualität zu schmälern.
Wartezeiten sind kostspielig
Ein Großteil unnötiger Kosten in Krankenhäusern entsteht immer dort, wo Prozesse nicht ineinander greifen. Fehlende Abstimmungen zwischen den Anforderungs- und Funktionsstellen auch aufgrund vertikal ausgerichteter Organisations- und Planungssysteme sowie der ungleiche Informationsstand aller am täglichen Ablauf Beteiligten haben vor allem eines zur Folge: unnötig hohe Wartezeiten. Und diese sind kostspielig.
Auch im Lukaskrankenhaus Neuss wurden diese Erfahrungen gemacht. Allein im Bereich der Transportlogistik forderte die telefonische Durchgabe sämtlicher Transportanforderungen eine hohe Koordinationsfähigkeit von den Mitarbeitern in der Leitstelle. Bei ca. 600 Patienten- und Materialtransporten täglich stand das Telefon nicht still. Anhand schriftlicher Notizen mussten sie in kürzester Zeit entscheiden, welchem Transporteur ein Auftrag zugeordnet werden sollte. Aufgrund des Zeitdrucks kam es häufig zu fehlenden oder fehlerhaften Daten. Die zusätzlich zu beachtenden unterschiedlichen Prioritäten einzelner Anforderungen machten eine effiziente Koordination noch schwieriger. Folglich kam es zu langen Wege- und Wartezeiten und damit unnötigen Kosten. Während Patienten zum Teil auf den Fluren auf Ihre Behandlung warten mussten, gerieten die Abläufe auf den Stationen und den Funktionsbereichen ins Stocken. Bei den Transporteuren bot sich ein ähnliches Bild. So waren die Wartezeiten bei der Patientenübergabe aufgrund der fehlenden Abstimmungen meist länger als der Transport an sich. Die Unzufriedenheit bei Patienten und Mitarbeitern wuchs.
Kein Gang umsonst
Das Lukaskrankenhaus entschloss sich zu handeln. Als Krankenhaus der Schwerpunktversorgung mit 518 Betten in 11 Fachabteilungen versorgen die Mitarbeiter rund 80.000 ambulante und 26.000 stationäre Patienten jährlich. Bei dem weitläufigen Klinikgelände legen die Transporteure dafür täglich bis zu 80 Kilometer zurück. Verständlich, dass das Motto lautete: kein Gang umsonst. Die Ziele waren schnell formuliert: es bedurfte einer in alle Abläufe integrierten Logistik, die nicht nur die Prozesse im Patienten- und Materialtransport verbessern sollte, sondern zugleich auch die vielfältigen Abläufe auf den Stationen sowie in den Funktionsbereichen berücksichtigte und unterstützte.
Die Lösung: Softwaregestützte Krankenhauslogistik
Im Jahr 2000 entschied man sich daher für die Logistiksoftware LOGBUCH der Berliner Firma DYNAMED, die inzwischen in mehr als 100 Krankenhäusern und Krankentransportdiensten eingesetzt wird. Nach erfolgreicher Analyse sowie Gesprächen mit allen Beteiligten, gab es verschiedene Gründe, die für den Einsatz der Software sprachen. „Die Möglichkeit, viele logistische Abläufe zentral EDV-gestützt steuern zu können und das trotz einfacher Bedienung der Software, überzeugte uns. Gleichzeitig wies LOGBUCH eine hohe Integrationsfähigkeit zu anderen Systemen auf und konnte durch die modulare Bauweise entsprechend unseren Anforderungen speziell auf unser Haus zugeschnitten werden“, erklärt Reiner Süssenbecker, Leiter des Transportwesens im Lukaskrankenhaus, und ergänzt: „Heute kann ich sagen: die Erwartungen wurden nicht nur erfüllt, sondern übertroffen.“
Deutliche Verkürzung der Wartezeiten
Das Team der Leitstelle war von der Effizienz der eingesetzten Software schnell überzeugt. „Heute rechnen wir mit durchschnittlich zehn Minuten pro Transport“, erläutert der stellvertretende Leiter des Transportwesens Sebastian Krüger. „Nach der Einführung von LOGBUCH haben sich die Leergänge und Wartezeiten drastisch verkürzt, da die Patienten um ca. 30 % schneller transportiert werden konnten.“ Inzwischen erfolgt die Eingabe sämtlicher Transportaufträge ausschließlich über die Software. Eine besondere Hilfe bei der Disposition und Kontrolle der Auftragsbearbeitung liefert der Ressourcenmonitor, der auf einen Blick eine Übersicht über die gesamte Auftragssituation sowie die Ressourcenverfügbarkeit im Krankenhaus schafft. „Das System der Leitstelle ist so effizient, dass jeder Patienten- und Materialtransport auch rückwirkend lückenlos nachvollziehbar ist.“
An 400 Rechnern im gesamten Krankenhaus wird heute mit der Logistiksoftware gearbeitet. Die Stationen und Funktionsbereiche können Ihre Anforderungen nicht nur direkt über das System eingeben, sondern gleichzeitig auch sämtliche Transportaufträge einsehen. Die Dispositionsautomatik schafft den Mitarbeitern der Leitstelle zusätzliche Freiräume für andere notwendige Aufgaben: in der Bettenaufbereitung sowie dem Bereich des Krankentransports ganztägig aktiv, werden die Anforderungen, unter Berücksichtigung zuvor festgelegter Prozess- und Optimierungskriterien, vollautomatisch an einen geeigneten Transporteur vergeben. Um die stetige Erreichbarkeit aller Transporteure zu gewährleisten, sind diese mit Smartphones ausgestattet, an die die Aufträge über eine Datenfunkanbindung in Echtzeit übermittelt werden. Ebenfalls per Datenfunk können diese direkt auf die Aufträge reagieren. Der aktuelle Status ist somit stets im System für alle nachvollziehbar.
Modulare Vielfalt - Lösung aus einer Hand
Über die Abwicklung der gesamten Patienten- und Materiallogistik hinaus, werden über das Servicemodul auch technische Dienstleistungen bequem über die Software angefordert und koordiniert. Auch hier sind die Techniker mit Smartphones ausgerüstet und über die Datenfunkanbindung stets zu erreichen. „Durch die elektronische Erfassung der Reparaturaufträge werden 75 % der eingehenden Aufträge taggleich erledigt. Das war vorher nicht zu realisieren“, erläutert Reiner Süssenbecker. Während inzwischen auch die Abläufe der Medizintechnik über die Software optimiert werden, sind weitere Einsatzgebiete, wie u. a. die Sendungsverfolgung und die Unterhaltsreinigung, fest eingeplant.
„Die Software hat es uns möglich gemacht, die vielfältigen logistischen Abläufe in unserem Krankenhaus nicht nur einzeln betrachtet, sondern ganzheitlich und zentral über ein System zu steuern. Aufgrund der guten Zusammenarbeit mit der Firma DYNAMED sowie des Erfolgs wurde der Einsatz stetig erweitert: Patienten-, Material- und Cito-Transporte, die Aktenanforderung, Kostenabrechnungen, die Bettenaufbereitung und der externe Fahrdienst – und das sind nur einige Bereiche, die bei uns schon jetzt über die Software geregelt werden“, fasst Süssenbecker zusammen.
In erster Linie profitieren die Patienten
Dass der Einsatz der Logistik-Software den gewünschten Erfolg brachte, ist letztlich auch dem motivierten Handeln aller Beteiligten im Neusser Krankenhaus zu verdanken. Eine große Bereitschaft, die Servicequalität für die Patienten zu verbessern sowie die Abläufe für die Stationen und Funktionsbereiche zu erleichtern, war von Beginn an zu spüren. Und die Belohnung dafür haben sie auch schon erhalten: bei einer erst kürzlich von der AOK Rheinland-Hamburg durchgeführten Patienten-Befragung wurde ein Ranking von über 140 Kliniken nach der ermittelten Patientenzufriedenheit erstellt. Das Lukaskrankenhaus Neuss landete mit der Silbermedaille verdient auf dem Treppchen unter den Kliniken mit der höchsten Patientenzufriedenheit. Und es sind gerade solche Nachrichten, die die eigene Motivation weiter antreiben.
